Otras cuestiones que han de tenerse resueltas previamente a la realización de un diagnóstico de clima, son aquellas relacionadas con la difusión/publicación de los resultados. A modo de guía, puede ayudar hacerse las siguientes preguntas.

¿Qué nivel de transparencia estamos dispuestos a asumir? La respuesta siempre debería ser: total o nivel máximo independientemente de los resultados obtenidos. No obstante, se ha de valorar el estilo cultural de la organización y si ésta está preparada o no para asumir los resultados obtenidos.

¿A qué colectivos he de transmitir la información? Los principales son el Director General, el equipo de Dirección, el Director de RRHH. (si no formase parte del equipo de dirección) y los participantes en el proyecto de diagnóstico de clima. Por defecto, es recomendable que toda la organización reciba algún tipo de información, al menos de los resultados generales. En el caso de que se hayan utilizado segmentaciones, se habrá de decidir qué nivel de información se transmite a aquellos colectivos de los que se tiene mayor nivel de detalle.

Por último, se han de valorar también otros colectivos internos como pueden ser los representantes sindicales, la empresa matriz a la que pertenezca la organización, etc.

¿En qué momento voy a difundir los resultados? Debería procurarse que el periodo transcurrido entre la encuesta y los resultados (al menos a nivel general) no sobrepase un mes. Hoy en día, los medios informáticos incluso permiten acortar este plazo.

Se ha de tener en cuenta la situación de la empresa, ésta debe considerarse estable (respecto a otros momentos del año, por ejemplo). Y, tampoco, se deben prever cambios drásticos inmediatos que puedan asociarse mediante continuidad temporal a la información de clima.

¿Qué vías se pueden utilizar para comunicar los resultados? Por ejemplo, los informes. Los informes básicos que se recomiendan, son:
a.- un dossier con toda la información al completo.
b.- un informe ejecutivo o resumen para el director general
c.- un informe resumido para el equipo de dirección
d.- un informe específico para el departamento de RRHH…

Pero, no sólo podemos utilizar informes escritos (en papel y/o on-line) si no que podemos disponer también de otras vías de comunicación como pueden ser: las reuniones formales (ya programadas) donde se agenda un punto a tratar que sea el diagnóstico de clima, reuniones y/o presentaciones específicas para comentar los resultados, eventos u actos empresariales con los empleados que puedan ser vehículos de comunicación idóneos, etc.

Un cuestionario de clima es la herramienta más popular para diagnosticar el clima laboral en una organización. No obstante, existen otras vías complementarias a esta herramienta como pueden ser, por ejemplo, las entrevistas y las dinámicas grupales.

Tanto las entrevistas como las dinámicas grupales:
a.- De forma previa al diagnóstico de clima permiten sondear a líderes y grupos de opinión por anticipado. Ellos ayudarán a definir el contenido del cuestionario informando sobre qué temas/aspectos podrían ser interesantes incluir en la encuesta.
b.- Durante el diagnóstico de clima permiten obtener información cualitativa. Esta información proviene directamente del tú a tú con los empleados y puede ser muy enriquecedora.
c.- Después del periodo de encuesta permiten interpretar, matizar y/o ampliar la información de carácter más cuantitativo obtenida vía el cuestionario.

La selección de los empleados que han de participar en este tipo de acciones, deben llevarse a cabo cuidadosamente para que sean representativos de la opinión de la organización y fuentes fiables de información.

Si se saben utilizar bien estas herramientas, también nos permitirán implicar de forma directa y personalizada a dichos empleados en el diagnóstico de clima; y, se convertirán en un “eco” positivo de todo el proceso dentro de la organización.

Por último, mencionar que siempre se habrán de establecer claramente cuáles son los objetivos que se persiguen con estas acciones, transmitir dichos objetivos a los empleados participantes, y emplear entrevistadores/dinamizadores grupales preparados.

A la hora de analizar los resultados es importante tener en cuenta algunos aspectos como: el tipo de análisis estadístico que se va aplicar, la confidencialidad de la información, quién va a realizar el análisis, qué se va a hacer con los resultados, etc.

El acceso a los datos. No siempre las compañías que llevan a cabo una encuesta de clima disponen del conocimiento, el personal y/o los recursos necesarios para asumir todo el proceso.

Si se cuenta con el apoyo externo de otra empresa, deberá comunicarse a la organización. Los empleados valoran muy positivamente el conocer quiénes tendrán acceso a sus opiniones a través de los cuestionarios que cumplimenten.

Análisis estadísticos. La mayor parte de las encuestas de clima aplican simplemente una estadística básica a la hora de analizar los datos. Generalmente, se presentan unos informes en los que aparecen unos porcentajes directos y gráficos que muestran los resultados de las preguntas y/o aspectos globales encuestados.

En el caso de que se hayan utilizado algunas variables para segmentar a los empleados, éstas permitirán cruzar información y mostrar información más detallada.

Asimismo, si se dispone de datos o indicadores de la compañía que puedan relacionarse con los resultados de clima, éstos podrán enriquecer los resultados estableciendo tendencias y/o posibles relaciones de causa/efecto. Por ejemplo, se pueden relacionar datos de absentismo laboral o de crecimiento de negocio con los resultados de clima.

La confidencialidad de la información. Antes de que comience el periodo de encuesta (o el mismo día) los empleados deberían conocer exactamente qué nivel de confidencialidad existirá respecto a la encuesta de clima. Es muy recomendable garantizar el anonimato.

Se trata de conseguir que los empleados confíen plenamente en que sus opiniones/comentarios vayan a ser tratados de forma anónima y queden diluidos dentro del colectivo al que pertenecen. A través del canal por el que se distribuye, cumplimenta y/o devuelve el cuestionario, los empleados pueden tener ciertas reticencias. Por ejemplo, el email permite conocer quién es el remitente del cuestionario y a través de una Intranet, es posible reconocer el usuario que está conectado a la red informática de la compañía.

El Plan de comunicación y los antecedentes previos de encuestas de clima en la compañía, van a influir enormemente en la percepción de los empleados acerca de la confidencialidad del proceso. Si los empleados no confían, los resultados y/o la participación pueden verse influidos.

Una vez elaborado el cuestionario de la encuesta de clima, todavía quedan algunas cuestiones más por decidir. Entre ellas: a quién se va a encuestar dentro de la organización, cuál es el momento idóneo para encuestar, si se desea obtener información segmentada por algún tipo de perfiles, a través de qué medio se va a distribuir el cuestionario, etc.

¿A quién encuestar? En principio, lo ideal es encuestar a toda la organización. Si ello no es posible, habrán de utilizarse métodos de muestreo estadístico que permitan garantizar la representatividad de los empleados. Otra posibilidad es encuestar a unos colectivos determinados cada vez y que éstos vayan rotándose en cada diagnóstico.

¿Cuál es el momento idóneo para encuestar? No es fácil decidir cuál es el momento idóneo en una organización para encuestar la satisfacción de los empleados. Siempre será posible encontrar dificultades y, al mismo tiempo, ventajas a cualquier mes/semana del año.

Algunas recomendaciones básicas pueden ser: evitar encuestar justo tras una revisión salarial, seguidamente a unos cambios organizativos importantes o a la realización de la evaluación del desempeño…

¿Se han de distinguir perfiles de empleados? Si se desean matizar los resultados en función de algún tipo de perfil será útil considerar, por ejemplo: a qué departamento o área de la organización pertenecen los empleados, la posición jerárquica que ocupan, su antigüedad en la empresa, etc.

¿De qué canales de distribución dispongo? Con los medios tecnológicos existentes en muchas empresas hoy en día, es posible llevar a cabo encuestas de clima on-line: a través de Internet, la Intranet corporativa o, simplemente el email.

La utilización de medios on-line suele facilitar la recogida de información a través de bases de datos. Sin embargo, la opción del tradicional papel y sobre todavía está vigente y es perfectamente válida.

Un Plan de Comunicación específico suele ser uno de los puntos olvidados en muchos procesos de diagnóstico del clima laboral. Nunca hay que perder la oportunidad de comunicar.

Algunos de los puntos que habría de contemplar un Plan de comunicación, son:
a.- Informar sobre el por qué se lleva a cabo una encuesta de clima
b.- Comunicar los beneficios de encuestar a los empleados
c.- Explicar el proceso que va a seguirse de forma previa, durante y tras la encuesta
d.- Lanzar mensajes corporativos de interés que pueden estar relacionados con la encuesta
e.- Animar a la participación de los empleados
f.- Asumir compromisos con los empleados (si va a haberlos)
g.- Otros.

El Plan de Comunicación beneficiará a los colectivos promotores y a otros relacionados con el proceso de la encuesta, dado que contribuye a reforzar su papel haciendo llegar determinados mensajes a la organización. Este sería el caso, por ejemplo, del director general de la compañía, el director del departamento o responsable del proyecto que tiene a cargo la realización de la encuesta, el responsable de la comunicación interna de la compañía, etc.

Se ha de valorar la posibilidad de incluir en el Plan de Comunicación a otros colectivos relacionados con la compañía.

Se puede hacer también partícipe del diagnóstico de clima a clientes, accionistas, a la sociedad en general, etc. Antes de llevar a cabo una acción de difusión de este tipo, siempre se habrá de analizar adecuadamente su idoneidad, impacto y posibles repercusiones.

Aquellos hitos temporales de clima en los que siempre se debería comunicar, son: el lanzamiento de la encuesta, los días previos a la finalización del periodo de encuesta, el agradecimiento por su participación a los empleados, la comunicación de los resultados obtenidos…

Algunas herramientas que suelen formar parte de un Plan de Comunicación de Clima, son: una carta del director general que adjuntada al cuestionario, una noticia en el boletín interno y/o un artículo en la revista de la compañía, un folleto promocional, algún objeto diseñado a propósito para hacer marketing de la encuesta, etc.