A quién, cuándo y a través de qué canal encuestar

Una vez elaborado el cuestionario de la encuesta de clima, todavía quedan algunas cuestiones más por decidir. Entre ellas: a quién se va a encuestar dentro de la organización, cuál es el momento idóneo para encuestar, si se desea obtener información segmentada por algún tipo de perfiles, a través de qué medio se va a distribuir el cuestionario, etc.

¿A quién encuestar? En principio, lo ideal es encuestar a toda la organización. Si ello no es posible, habrán de utilizarse métodos de muestreo estadístico que permitan garantizar la representatividad de los empleados. Otra posibilidad es encuestar a unos colectivos determinados cada vez y que éstos vayan rotándose en cada diagnóstico.

¿Cuál es el momento idóneo para encuestar? No es fácil decidir cuál es el momento idóneo en una organización para encuestar la satisfacción de los empleados. Siempre será posible encontrar dificultades y, al mismo tiempo, ventajas a cualquier mes/semana del año.

Algunas recomendaciones básicas pueden ser: evitar encuestar justo tras una revisión salarial, seguidamente a unos cambios organizativos importantes o a la realización de la evaluación del desempeño…

¿Se han de distinguir perfiles de empleados? Si se desean matizar los resultados en función de algún tipo de perfil será útil considerar, por ejemplo: a qué departamento o área de la organización pertenecen los empleados, la posición jerárquica que ocupan, su antigüedad en la empresa, etc.

¿De qué canales de distribución dispongo? Con los medios tecnológicos existentes en muchas empresas hoy en día, es posible llevar a cabo encuestas de clima online: a través de Internet, la Intranet corporativa o, simplemente el email.

La utilización de medios online suele facilitar la recogida de información a través de bases de datos. Sin embargo, la opción del tradicional papel y sobre todavía está vigente y es perfectamente válida.

¿Cómo elaborar un cuestionario de clima?

A la hora de crear un cuestionario de clima laboral se ha de tener en cuenta una serie de cuestiones relacionadas con: temas a encuestar, tipo de preguntas y escala de medición a utilizar, segmentación de los resultados por algún tipo de variable, medios a través de los cuáles se va a distribuir el cuestionario, tratamiento de los datos…

A continuación, se analizan cada uno de estos aspectos.

¿Sobre qué temas vamos a encuestar? Sólo una vez decididos los temas, se procederá a elaborar preguntas que permitan indagar sobre dicho aspecto.

Es importante, no encuestar más allá de 5 o 7 temas para evitar saturar el cuestionario. Además, también se ha de procurar ordenar con cierta lógica los distintos temas dentro de la encuesta laboral. Por ejemplo, puede ser más idóneo comenzar preguntando sobre formación que sobre retribución.

¿De qué forma vamos a preguntar sobre los temas? A la hora de elaborar las preguntas, hay que recordar algunas reglas como que: deben ser claras y lo más breve posibles, hay que redactarlas en positivo y no en negativo, utilizar un lenguaje que puedan entender todos los empleados, evitar emplear siglas o abreviaturas que puedan generar confusiones.

¿Qué escala métrica es la más adecuada? Si se utilizan escalas textuales, luego se habrán de traducir a una escala numérica para permitir el análisis de resultados. Por ejemplo, la valoración 1 para las posiciones Totalmente en desacuerdo, la valoración 5 para las posiciones Totalmente de acuerdo.

Ejemplo de escala de texto:

– Totalmente en desacuerdo

– En desacuerdo

– Ni de acuerdo, ni en desacuerdo

– De acuerdo

– Totalmente de acuerdo

Una cuestionario que emplea una escala numérica directamente (por ejemplo, de 1 a 5 o de 1 a 10), debería clarificar muy bien en las instrucciones qué extremos de las posiciones numéricas están reflejando un tipo de opinión más o menos favorable.

¿Se ha de dar la posibilidad de incluir comentarios abiertos? Sí. Hay que incluir algún apartado o sección que permita a los empleados expresar su opinión sobre otros aspectos que no han sido recogidos en el cuestionario, o, ampliar su opinión sobre aquellos aspectos que se recogen a través de las preguntas. No obstante, se ha de considerar que el análisis de los datos será algo más costoso (dado que ya no consistirá en un análisis simplemente cuantitativo).

Aspectos previos acerca del clima laboral

La literatura especializada sobre clima laboral es extensa y existen distintas denominaciones para referirse a lo mismo: encuesta de clima laboral (generalmente, la más utilizada), encuesta de clima organizacional, encuesta de opinión de los empleados, cuestionario de satisfacción de los empleados, etc.

Bajo todos estos nombres, se pretende transmitir la acción a través de la cual la compañía elabora un cuestionario para sondear la opinión de sus empleados acerca de distintos aspectos que conforman el clima laboral.

Cuando se inicia un proceso de diagnóstico de clima laboral, es necesario que se defina un promotor. Su principal función será la de impulsar el proceso y avalarlo frente a la organización en la forma deseada. No obstante, a dicho promotor no se le puede hacer exclusivamente responsable del clima laboral dado que en él influyen multitud de aspectos.

Algunos ejemplos de los aspectos que conforman el clima laboral de una empresa están relacionados con:
– Comunicación: cómo se comunica hacia el interior (de la Dirección hacia los empleados y entre sí los distintos grupos de empleados) y hacia el exterior (de la organización hacia los clientes, entorno social…)
– Políticas de RRHH: retribución, formación, promoción…
– Liderazgo: estilo de gestión por parte de las personas con empleados a su cargo.
– Organización: forma en que se estructura y organiza la compañía.
– Cultura: tipo de cultura que predomina en la empresa.
– Grupos de trabajo: tipo de interrelación entre compañeros de un mismo grupo y, también, de éstos con otros grupos de empleados.
– etc.

Todos estos aspectos están estrechamente ligados entre sí y se influyen unos a otros conformando el clima laboral.

¿Por qué realizar una encuesta de clima laboral?

Muchos directivos hoy en día están abiertos a la opinión y sentir de los empleados que forman parte de su compañía. Es decir, se interesan por conocer cuál es el nivel de satisfacción de sus empleados realizando estudios de clima laboral.

Es bien sabido que, no se percibe lo mismo acerca de distintos procesos, proyectos, resultados, decisiones, procedimientos… desde los puestos ocupados en la zona superior del organigrama que desde otros niveles. Las percepciones de los empleados influyen en sus conductas y, por este motivo, interesa que sean conocidas y tenidas en cuenta por parte de la Dirección.

Las encuestas de clima laboral permiten, a través de una sencilla herramienta como un cuestionario, pulsar el “clima” o sentir de una organización en un momento dado. La información recogida a través de la encuesta, siempre que ésta se confeccione y se lleve acabo adecuadamente, permite obtener un conocimiento interno de la propia compañía que ningún asesor externo podrá nunca facilitar.

Además de los beneficios que reporta a la Dirección, el llevar a cabo un estudio de clima laboral, permite también a los empleados canalizar sus opiniones a través de una herramienta oficial. El mero hecho de permitir expresar opiniones y saber que éstas van a ser conocidas y, puede que también, tenidas en cuenta por los responsables de la gestión de la compañía, redunda ya de por sí en una mejora del clima laboral.

No obstante, antes de sumergirse en un diagnóstico de clima laboral, la Dirección y los responsables de llevar a cabo este proceso en toda compañía, deberán preguntarse: ¿por qué queremos realizar ahora una encuesta de clima en nuestra organización?.

Ser honesto a la hora de responder a esta pregunta y ser coherente en la toma de decisiones que conlleve, es crucial en un diagnóstico de clima. Ello es así por todo lo que conlleva y que se encontrará detallado en los capítulos siguientes.